Miten elävöittää kokous-, kongressi- ja kulttuuritaloja?

Helsingin kokous-, kongressi- ja kulttuuritalojen johtajilla riittää haasteita. Konferensseista, seminaareista, kokoustavista ja kouluttavista yrityksistä ja kävijöistä käydään kovaa kilpailua.  Tapahtuma- ja messutilaa sekä kokouspaikkoja tulee kaupunkiin lähivuosina runsaasti lisää. Samalla kiinteistö- ja energiakustannukset nousevat.  

Etelä-Suomen ja naapurikaupunkeihin tulee runsaasti uutta kapasiteettia. Laskimme restonomi ylempi AMK:laisten kanssa, että yksistään Pasilan kampuksen 8. kerroksista näkee lukuisia tilainvestointeja: S:n Tripla-hotelli, mediatalojen konseptimuutokset, Suomen Messujen hotellisaneeraus, HIFK-Garden, Olympiastadion, Töölö Stadion…  

Myös tapahtumanjärjestäjät kilpailuttavat entistä tarkemmin, mikä areena kannattaa varata millekin bändille. Koti- ja ulkomaisia, koko stadionin ja -areenan täyttäviä artisteja on Suomessa vähän. Uusia asiakkaita pitäisi löytää meiltä ja Pietarista. Lisäksi asukas- ja fanipohja vanhenee sekä juuttuu Internetin ääreen. 

Tylsistä taukotiloista ainutlaatuisiin elämyksiin 

Haaga-Helian Stadioneista maailmanluokan elämyskeskuksia -hankkeessa tuotettu trendiraporttimme osoittaa, että kilpailutilanteessa etelän isot areenat, kongressi- ja kulttuurikeskukset vahvistavat markkina-asemaansa sujuvine prosesseineen, kulkuyhteyksineen sekä hotelli- ja ravintolapartnereineen. Ne virtaviivaistavat edelleen koneistoaan ja alihankintaketjujaan. Niiden palvelupaketti on laadukas, mutta usein myös persoonaton, jonka seurauksena konseptia pitää elävöittää ja muotoilla.  

Jatkossa mukavat minikahvilat, -shopit, -kirjastot ja -museot sekä rennot lehti- ja nettioleskelutilat (netlounge) korvaavat tylsät taukotilat. Äänimaisemina käytetään lounge- ja flowmusiikkia sekä harmonisia luonnon ääniä. Seiniltä voi löytyä hauskoja lasten kuvia sekä tilanne- ja eläinkuvia.  

Suurin liiketoiminnallinen haaste on maakunnissa. Pienten kaupunkien 1970–80-luvuilla rakennetut, ylimitoitetut kulttuurilaitokset ovat lähitulvaisuudessa erityisissä vaikeuksissa, koska valtion ja kuntien avustukset vähenevät, käyttömenot kasvavat, tyhjiä neliöitä on liikaa ja tilojen käyttäjät eivät pysty maksamaan kunnolla edes nykyvuokria. Teatteri, museot, musiikki- ja taidetalot ja -opistot ovat kaupungeissa sijoittuneet hajalleen. Yhtä lippulaivaa ei ole. Yhdessä tuotettuja, luovia tapahtumia, tekijöitä ja kokeiluja on liian vähän.  

Kongressit ja kokoukset saman katon alle 

Haaga-Heliassa restonomi ylempi AMK-opiskelijamme ovat muun muassa saaneet tehtäväkseen tuottaa sisältöjä ja kehittää Porvoon Taidetehtaan pääaulaa. Haaste on kuitenkin yleisempi: kulttuuritalot jäävät etäisiksi; ohikulkija ja asukas miettivät, osin häveliäisyyttään, onkohan paikka auki. Käykö siellä kukaan? Onko siellä mitään?  

Monet kohteet tarvitsivatkin palvelumuotoilijoitamme, sillä haasteet ovat samat: sisäänkäynti ei osu luontevien kulkureittien yhteyteen. Pääaulat ovat hiljaisina aikoina liian suuria ja kumeita. Kyltityksien parannukset ja sovellukset eivät sinällään tuo asiakasvirtoja. Tapahtumat liikuttavat vain muutamia heimoja, ja huippuvieraat ovat kalliita.  

Start-upeista ja nuorista ei ole pelastamaan laitosmaisia ja museomaisia monumentteja, koska tilat eivät tue spontaaniutta ja alakulttuureja. Lisäksi radikaaleja kulttuuri-innovaatioita ei juurikaan haluta toteuttaa pönöttävissä laitoksissa. Haaga-Heliassa onkin valmisteltu hankeaihio ”Kellareista parrasvaloihin” luovien yritysten palvelujen kehittämiseksi.  

Uusien ja saneerattavien kulttuuri- ja kongressitalojen tyypillisiä virheitä tehdään ilmastoinnin, hissien, ravintolan ja asiakasvessojen suunnittelussa. Arkkitehtuurisista, esteettisistä ja/tai taloudellisista syistä monien kulttuuritalojen ravintola-kahvilat eivät toimi, vaikka ne ovat tärkeitä minimagneetteja. Parhaimmillaan kulttuuribaari toimii sekä paikallisten ja turistien kohtaamispaikkana että pienenä lukusalina. Kultturellit ruokaravintolat ja kahvilat voivat toimia myös näyttelytiloina ja gallerioina (esim. Sokos Hotel Tornin Ateljeebaari) sekä intiiminä esiintymispaikkana.  

Lähtökohtanamme on, että nykyään on muotia ja kustannustehokasta koota saman katon alle musiikki-, kokous- ja kongressipalvelut, teatteri, elokuvateatteri sekä taide- ja musiikkiyhdistystoimintaa joko uuteen tai uusvanhaan kiinteistöön. Syntyy kaupunkilaisten, kulttuuriharrastajien ja luovien alojen yrittäjien aito kohtaamispaikka. Parhaimmillaan muodostuu kulttuurikaupunginosa!  

Hyvinvointitiloja moniin tarpeisiin 

Tapahtumat, kokous- ja koulutuskauppa ja messuaminen eivät kuole, koska Skype ja videoneuvottelut eivät korvaa fyysisiä kohtaamisia. Globaalit yritykset eivät myöskään nuku, vaan valmentavat uuden sukupolven johtajia 24 tuntia vuorokaudessa. Myös poliitikot ja virkamiehet viihtyvät neuvottelu- ja seminaaritiloissa. Aina löytyy syitä kokoustaa ja uhrata vapaa-aikaansa. 

Yleisesti seminaari-, kokous- ja koulutusajat lyhenevät: skenaariot maalataan intensiivityöpajoissa ja kokousjärjestystä ja päätöksentekoa kunnioitetaan. Agendat ja puheenvuorot tiivistyvät, ryhmätyöt tehostuvat ja yöunet minimoituvat.  

Kokous-, kongressi- ja kulttuurimatkailu on ennen kaikkea hyvinvointi- ja tietomatkailua, jossa asiakkaalla on lukuisia eri motiiveja. Itse kokous tai tapahtuma eivät useinkaan ole olennaisia, vaan tuttujen tapaaminen ja uusien kasvojen näkeminen. Tapahtumanjärjestäjien onkin syytä panostaa enemmän taukoihin, mikroilmastojen ja mukavan ilmapiirin rakentamiseen (engl. ambient management).  

 

Kirjoittaja on Haaga-Helian elämys- ja hyvinvointitalouden yksikön yliopettaja ja kulttuuri-, kokous- ja tietomatkailija V. A. Heikkinen.